Come precisato dall'ANAC "la finalità dell'accesso ex l. 241/90 e s.m.i. è, ben differente da quella sottesa all'accesso generalizzato ed è quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà - partecipative e/o oppositive e difensive - che l'ordinamento attribuisce loro a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari". Al fine di poter essere esercitato, il diritto di accesso "documentale", infatti, presuppone la tutela di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale si chiede l'accesso. Tale tipologia di accesso deve rispondere a circostanziati parametri di soggettività dell'istante e di oggettività del  documento a cui si chiede di accedere.

Il diritto di accesso può essere esercitato da tutti i soggetti privati (cittadini, associazioni, imprese ecc.), compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, nei confronti dei soggetti di diritto pubblico e di diritto privato limitatamente, però, alla loro attività di pubblico interesse.

Tutti i documenti amministrativi della Provincia sono accessibili, nel rispetto dei principi sulla tutela della riservatezza, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o di regolamento.

Secondo il Regolamento sull'accesso ai documenti amministrativi della Provincia di Latina, approvato con Del. del C.P. n. 23 del 20/04/2009, la richiesta informale è verbale e viene presentata direttamente al settore competente per materia che forma l'atto conclusivo del procedimento o che detiene stabilmente il documento. Si considera presentata informalmente l'istanza trasmessa per via telematica senza osservare le modalità di invio e sottoscrizione delle istanze previste dall'art. 38, comma 2 del D.P.R. 445/2000 (firma digitale, pec, ecc.).

Quando non è possibile l'accoglimento immediato della richiesta per la natura e la quantità dei dati richiesti, in caso di dubbio sulla legittimazione del richiedente o sulla accessibilità del documento, nel caso in cui esistano soggetti potenzialmente controinteressati o, qualora il cittadino lo ritenga opportuno, l'istanza viene presentata formalmente presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, il quale trasmette la richiesta al Dirigente dell'unità operativa competente per materia. Per formalizzare l'istanza occorre, preferibilmente, utilizzare lo specifico Modulo per la richiesta di accesso.

L'ufficio Relazioni con il Pubblico provvede a:

Il d.lgs. 97/2016 ha innovato l'istituto dell'accesso civico ai dati e ai documenti pubblici, modificando, tra gli altri, l'art. 5 e ss. del d.lgs. n. 33/2013. A tenore di tali norme, infatti, chiunque ha diritto di accedere a dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, anche ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del decreto 33/2013, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall'art. 5-bis del medesimo decreto, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche, e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico.